Program pentru contabili cu mai mulți cliențiActele clienților, deja puse în ordine.
FocalHQ este locul în care firmele clienților tăi își țin facturile, facturile de la furnizori, cheltuielile și deplasările. Tu înregistrezi în continuare în programul tău de contabilitate — doar că nu mai alergi după acte.
Good morning, Vlad
Tuesday, 18 August · €12,480 payables due this week
Receivables
96.410 EUR
34 open invoices
Overdue
23.150 EUR
7 invoices
Payables
41.900 EUR
Open bills
Net cash
18.220 EUR
August
Today
3 things need you- Chase Nordwind SRLOverdue 12 days
- Pay overdue bills4.120 EUR
- Off today · Ana P.2 days
Cash in, by month
Last 12 months · €
Ce este și ce nu este
Nu e încă un program de contabilitate. E locul de unde vin actele.
FocalHQ nu este program de contabilitate. Nu ține registrul jurnal, nu depune declarații și nu face salarizare, iar înlocuirea programului în care lucrezi nu e scopul lui. Este partea operațională a firmei clientului: facturile pe care le emite, facturile trimise de furnizori, bonurile strânse de oameni și deplasările lor.
Pentru tine contează pentru că exact actele astea vin de obicei târziu, pe bucăți, pe email și pe WhatsApp. Când clientul lucrează în FocalHQ, fiecare document e creat sau preluat o singură dată, într-un loc știut, cu datele deja citite. Închiderea de lună începe de la un set complet, nu de la un mesaj de reamintire.
Cum lucrezi cu un client în FocalHQ.
- 1
Clientul te invită
Proprietarul firmei sau un administrator te invită pe email și îți alege rolul: Proprietar, Administrator sau Membru. Intri cu propriul cont, nu cu o parolă împărțită.
- 2
Actele se strâng în timpul lunii
Facturile se emit din șabloane, facturile de la furnizori ajung pe adresa de email proprie a firmei sau se încarcă manual, iar bonurile se fotografiază cu telefonul și se atașează la cheltuială.
- 3
Deschizi luna
Treci pe firma clientului, te uiți la perioada pe care o închizi și descarci ce-ți trebuie: PDF-urile facturilor, bonurile și fiecare deplasare ca o singură arhivă cu decontul și chitanțele.
- 4
Înregistrezi unde lucrezi deja
Contabilitatea rămâne în programul tău. FocalHQ e sursa din care citești, deci nu ai nimic de sincronizat înapoi.
Facturi de la furnizori
Facturi de la furnizori citite, potrivite și gata de verificat.
Fiecare firmă client primește o adresă de email proprie pentru facturile de la furnizori. Furnizorii trimit acolo, sau clientul le redirecționează ori le încarcă. FocalHQ citește PDF-ul și extrage furnizorul, numărul, datele și totalurile, apoi potrivește factura cu furnizorul după codul fiscal și, dacă nu-l găsește, după nume.
Ce nu se poate potrivi așteaptă într-o listă separată până îl rezolvă cineva, așa că nimic nu dispare pe tăcute. Facturile scadente în următoarele 7 și 30 de zile au propria listă.
- Date extraseFurnizor, număr, date și totaluri citite din PDF.
- Potrivire după CUIApoi după nume, cu o listă pentru ce rămâne nepotrivit.
- Originalul atașatPDF-ul rămâne pe factură, gata de descărcat.
Executive summary
Where the business stands
Invoiced
412.700 EUR
This year
Collected
316.290 EUR
76% of invoiced
Spend
184.050 EUR
Bills + expenses
Withdrawals
36.000 EUR
Owner movements
Cash movement
Data quality
- Unmatched bills3
- Missing VAT codes1
- Clients without currency0
Ce găsești în fiecare firmă
Actele pe care de obicei trebuie să le ceri.
Facturi emise
Serii numerotate automat, TVA pe fiecare linie, mai multe valute și o stare clară: ciornă, trimisă, încasată sau restantă. Detaliile sunt pe pagina de [facturare](invoices).
Starea facturării electronice
Pe facturile trimise prin [facturare electronică](efactura) vezi starea încărcării în SPV: în curs de trimitere, trimisă sau eroare. Exemplarul oficial rămâne în SPV.
Cheltuieli cu bonuri
Furnizor, categorie, scop și bonul atașat la fiecare [cheltuială](expenses), plus ce s-a decontat.
Diurnă deja calculată
Deplasările au orele de plecare și sosire, iar diurna se calculează din ele, după baremele pe țări pe care firma le poate ajusta.
Mișcări de numerar
Intrări și ieșiri pe lună, inclusiv retragerile proprietarului, cu actele lor puse automat în documente.
Mai mulți clienți, un singur cont
Treci de la o firmă la alta dintr-un clic. Datele fiecărei firme sunt separate, iar invitația într-o firmă nu îți arată nimic din alta.
Întrebări
Ce întreabă contabilii înainte să accepte.
Înlocuiește FocalHQ programul meu de contabilitate?
Nu. FocalHQ nu are registru jurnal, declarații fiscale sau salarizare. Clienții tăi îl folosesc pentru partea operațională — facturi, facturi de la furnizori, cheltuieli, deplasări — iar tu înregistrezi în programul pe care îl folosești deja.
Există un portal separat pentru contabili?
Nu există un portal separat sau o consolă cu toți clienții. Fiecare client te invită în firma lui, iar tu treci de la o firmă la alta cu același cont.
Pot exporta toată luna dintr-o dată?
Nu printr-un singur export în bloc, deocamdată. Fiecare factură, factură de furnizor și bon se descarcă din aplicație, iar o deplasare se descarcă într-o singură arhivă zip cu decontul și chitanțele.
Pot vedea facturile trimise în e-Factura?
Da. Vezi facturile și starea lor în SPV. FocalHQ nu arhivează XML-ul; exemplarul oficial este în SPV, de unde îl poți descărca.
Ce plan îi trebuie clientului?
Facturarea este în toate planurile. Facturile de la furnizori, cheltuielile, deplasările, diurna și fluxul de numerar încep cu planul Business. Prețurile per utilizator sunt pe pagina de prețuri, iar perioada de probă de trei luni include tot.
Unde sunt ținute datele clienților mei?
Pe Google Cloud, în UE, separat pentru fiecare firmă. Pagina de securitate explică cum sunt protejate.
Încearcă-l cu cifrele firmei tale.
Creează cont cu Google și folosește toate modulele gratuit trei luni. Fără card.