Diurna: plafoane și calcul pentru deplasări

Diurna este una dintre cele mai simple cheltuieli de deplasare — o sumă fixă pe zi — și totuși una dintre cele care produc cele mai multe întrebări la închiderea lunii. Cât se dă, pentru câte zile, cât este neimpozabil și ce acte trebuie păstrate?

Ghidul acesta răspunde pe scurt. Pentru cifre exacte pe o deplasare anume, folosește calculatorul de diurnă.

Ce este diurna

Diurna (indemnizația de deplasare) este suma pe care firma o plătește angajatului trimis în deplasare de serviciu, pentru masă și cheltuielile mărunte din timpul deplasării. Spre deosebire de alte cheltuieli, nu se decontează pe bonuri: se acordă o sumă fixă pe zi.

Pe lângă diurnă, firma suportă de regulă transportul și cazarea, pe baza documentelor. Ghidul acesta se ocupă doar de diurnă.

De unde vin sumele

Pentru instituțiile publice, statul stabilește prin hotărâre de guvern cât este diurna, în țară și în străinătate. Pentru deplasările externe, sumele sunt stabilite pe țări, în euro sau în dolari, prin HG nr. 518/1995, cu valorile actualizate prin HG nr. 582/2015.

Firmele private nu sunt obligate să plătească exact aceste sume, dar ele contează din alt motiv: Codul fiscal leagă partea neimpozabilă a diurnei de nivelul stabilit pentru instituțiile publice. Diurna acordată salariaților este neimpozabilă în limita a de 2,5 ori acest nivel; ce depășește plafonul se impozitează ca venit salarial. Codul fiscal mai prevede și o limită lunară raportată la salariul de bază — verifică cu contabilul cum se aplică în cazul tău.

Cum se numără zilele

Aici apar cele mai multe diferențe între firme. Regula pe care o folosesc calculatorul și FocalHQ este cea din foaia de calcul folosită de contabili:

• În străinătate, durata deplasării se împarte în intervale de 12 ore, iar fiecare interval început contează ca o jumătate de zi. O deplasare de 30 de ore înseamnă 1,5 zile; una de 72 de ore și un minut, 3,5 zile.
• În țară, se numără doar intervalele de 12 ore complete, rotunjite la zile întregi.

Ce contează este să aplici aceeași regulă la toate deplasările și să o ai scrisă în politica internă a firmei.

Un exemplu

Un angajat pleacă la Berlin luni la 08:00 și se întoarce miercuri la 18:00 — 58 de ore.

Sumele de bază pentru fiecare țară sunt în calculatorul de diurnă, unde poți schimba destinația și orele.

Ce documente îți trebuie

Pentru ca diurna să fie justificată la un control, păstrează pentru fiecare deplasare:

• ordinul de deplasare (sau decizia de delegare), cu destinația, scopul și perioada,
• dovada plecării și a sosirii — bilete, facturi de cazare, confirmări de la partenerul vizitat,
• decontul de cheltuieli, cu diurna calculată și celelalte costuri ale deplasării,
• pentru deplasările externe, cursul de schimb folosit, dacă diurna se plătește în lei.

Cum ține FocalHQ evidența

În FocalHQ, diurna se calculează când înregistrezi o deplasare, din orele de plecare și sosire și din tabelul pe țări al firmei, iar suma rămâne legată de deplasare, alături de celelalte costuri ale ei. Vezi diurna în FocalHQ sau încearcă direct calculatorul.